Prozesse der Korrespondenzerstellung sind weit verbreitet und gewinnen mit zunehmenden Anforderungen an die Personalisierung von Geschäftskorrespondenzen, Briefen, Vertragswerken usw. immer mehr an Bedeutung. Der erforderliche Automatisierungsgrad ist allerdings aufgrund der derzeit eingesetzten Technologien in den seltensten Fällen zu gewährleisten. Derzeit kommen immer noch überwiegend klassische Textverarbeitungssysteme wie MS-Word zum Einsatz. Diese Systeme sind für die individuelle Erstellung von Korrespondenzen entwickelt und zeichnen sich vor allem durch die hohe Flexibilität und die vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten aus.

In der professionellen, automatisierten Erstellung von Geschäftskorrespondenzen sind MS-Word-basierte Lösungen aber mit großen Problemen behaftet. Die Flexibilität und Unstrukturiertheit des MS-Word basierten Prozesses der Korrespondenzerstellung weisen in einer professionellen und automatisierten Umgebung starke Defizite auf:

• RTF oder DOC als Ausgabeformate sind nicht sicher authentifizierbar.
• Das festgelegte Corporate Design ist vom Sachbearbeiter veränderbar.
• Pflichtbestandteile wie Vorstandszeile, Absenderangaben oder Bankverbindungen sind manipulierbar.
• Rechtlich wichtige Passagen können fehlerhaft oder gar nicht eingebunden werden.
• Die Textreihenfolge kann verändert werden.
• Die Rechtssicherheit bei der Erstellung von Korrespondenz kann nur durch zusätzliche Autorisierungsschritte sichergestellt werden.
• Die Automatisierungswerkzeuge von MS-Word (Makros, Word-Basic, Einsatz von Textbausteinen) sind nicht hinreichend für eine professionelle Korrespondenzerstellung. Es gibt erhebliche Defizite an Sicherheit, Zuverlässigkeit und Performance.
• Es gibt keine Möglichkeiten, den Prozess der Erstellung der Korrespondenzen oder den Prozess der Wartung von Vorlagen und Textbausteinen abzusichern bzw. als Workflow abzubilden.

Für Prozesse der automatisierten professionellen Korrespondenzerstellung sollten angemessene Technologien eingesetzt werden: Korrespondenz-Management-Systeme. Diese sind genau auf die Anforderungen der professionellen Korrespondenzerstellung abgestimmt und weisen den erforderlichen Automatisierungsgrad auf.

koan-solution bietet mit CMS eine PDF-basierte Lösung an, die auf der zukunftsweisenden Adobe LiveCycle ES Plattform entwickelt wurde. Das Lösungsdesign ist speziell auf Prozesse der professionellen Korrespondenzerstellung ausgerichtet und nutzt als Format den Industriestandard für elektronische Dokumente: das PDF.

Darüber hinaus sind alle Prozesse der Korrespondenzerstellung sowie das Template Management (Formularvorlagen und Textbausteine) standardisiert, ohne dass die erforderliche Flexibilität eingeschränkt ist.

Für die Ressourcenverwaltung (Formulartemplates und Textbausteine) steht eine moderne Entwicklungsumgebung zur Verfügung, der Adobe Lifecycle Designer.

koan-solution CMS hat folgende Eigenschaften:

• Assistenten führen durch die Erstellung eines Dokumentes.
• Kein vorgelagerter “abstrakter” Konfigurationsprozess: die Bearbeitungsschritte sind immer sofort realtime im PDF zu erkennen.
• Rollen/Workflow basiert (Genehmigungsprozesse).
• Abgesicherte Wartungs- und Autorisierungsprozesse für Formulartemplates und Textbausteine.
• Keine Redundanz: übergreifende Bausteine werden zentral gewartet und stehen immer in der aktuellen und autorisierten Fassung dem Korrespondenzerstellungsprozess zur Verfügung.
• Textbaustein-basiert: Es werden unabhängige Bausteine ausgeprägt, die von unterschiedlichen Teams gewartet (z.B. Fachbereich) und autorisiert werden können. Diese werden definierten Schreiben zugeordnet.
  Es gibt folgende Bausteintypen:
  • Pflichtbausteine (können nicht entfernt werden)
  • Optionale Bausteine, können vom Korrespondenzersteller ausgewählt werden
  • Freitextbausteine, können durch (formatierte) Texteingabe ausgeprägt werden
  • Dynamische Bausteine, unterschiedliche Ausprägungen je nach fachlichem Kontext
• Gewährleistung des definierten Corporate Designs.

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